การตั้งค่า Automatic Replies ใน Outlook (O365, Exchange)

การตั้งค่า Automatic Replies เพื่อใช้ในการตอบกลับอีเมล์โดยอัตโนมัติ ให้เราในขณะที่เราไม่สะดวกในการตอบ หรือตอบเมล์ใน “วันหยุดลาพักร้อน” ให้เรา เช่น ตอบกลับเมล์เพื่อนที่ทำงาน, ตอบกลับเมล์ลูกค้า อื่นๆ เพื่อช่วยให้เราไม่พลาดการติดต่อ หรือเพื่อให้ผู้ส่งรับทราบว่าเราได้รับเมล์เป็นที่เรียบร้อยแล้ว

การตั้งค่า Automatic Replies ใน Outlook 2010/2013 (O365, Exchange)

โดยการใช้งานโปรแกรม Microsoft Outlook จะมีทั้งแบบ POP3 / IMAP และ แบบระบบ Exchange Server ซึ่งการตั้งค่าอาจจะต่างกัน

• แบบผ่านระบบ POP3/IMAP  คลิกที่นี้
• แบบผ่านระบบ Exchange Account หรือ O365

ตั้งค่า Automatic Replies ใน Outlook ที่ใช้งานแบบ Exchange หรือ O365

สำหรับคนที่ใช้อีเมล์บริษัทแบบ Exchange Account หรือ O365 จะสามารถตั้งค่าได้ทั้งใน MS Outlook และ Webmail (https://mail.office365.com)

2. เปิด Outlook จากนั้นคลิกที่ File

3. ที่หัวข้อ Info คลิกที่ Automatic Replies (Out of Office)

4. คลิกเลือกที่ Send automatic replies และหากต้องการกำหนดช่วงเวลาให้เลือก Only send during this time range และกำหนดวันเลาตามที่ต้องการ
5. พิมพ์ข้อความที่ต้องการ ให้ตอบกลับ เพื่อให้คนที่ส่งเมล์ถึงเรารับเมล์นี้ ที่ Inside My Organization และ Outside My Organization ซึ่งสามารถกำหนดเนื้อหาที่แตกต่างกันได้ (ดูความแตกต่างด้านล่าง)
6. เสร็จแล้วคลิกที่ปุ่ม OK

• ปล.
• Inside My Organization เป็นการตอบกลับเฉพาะอีเมล์ภายในบริษัท (name@yourdomain.com)
• Outside My Organization เป็นการตอบกลับไปยังอีเมล์ลูกค้า หรือผู้ติดต่ออื่นๆนอกองค์กร